予定と納期を効率的に管理する 時間管理 術

2017.02.11 (土)
予定と納期を効率的にする 時間管理 をする方法

from 今野富康

東京に向かう新幹線の車窓より

 

先日、SNSで友人から

「いつも予定とか納期管理、どうやってるんだろう??って不思議に思っております!」

というコメントをもらったので、それについての回答をしようと思う。

 

と言っても、そんなに特殊なことはない。

 

ただ、ぼくは忙しいらしい。「らしい」というのも変な話だが、あまり実感がない。

 

振り返れば、随分たくさんのことをこなしているし、先々のスケジュールもだいたい埋まっている。納期もいっぱいある。そう考えると、たしかに不思議だ(笑)。そんなわけで、今回は予定と納期の管理をどうやっているかを解説してみる。

 

参考になれば嬉しい。

 

 

タスクと時間は一元管理する

これが一番大きいと思う。

何かタスクが発生したら、時間枠を抑えるわけだ。

 

単純すぎるほど、単純だが、これが一番大きいかもしれない。ぼくの場合は、サイボウズでスケジュールを管理しているので、何か作業が発生したら、すぐにサイボウズに作業を行う時間を入力するようにしている。

 

納期管理が難しくなる理由は、1つには作業時間が確保できないことだ。なので、納期までにどれくらいの作業時間が必要か?を見積もって、予め作業時間を確保してしまうというわけ。

 

とくに、定期的な仕事は予め作業時間を読みやすいので時間を確実に抑えるようにしている。毎月書いている原稿があるんだけど、例えば、だいたい1営業日?2営業日分の作業時間を確保する。8?16時間をスケジュール上で確保しておくわけだ。

 

もっとも、8?16時間をまとめてとれることは殆ど無いので、細切れで差し込むことになる。原稿仕事の場合は新幹線で移動している時間なんかにはめ込んだりすることが多い。

 

いずれにしても、ぼくの時間管理の肝は タスクと時間枠が紐付いていることだ。

 

タスクの所要時間を見積もる

タスクと時間枠を紐付けるためには、タスクの所要時間を見積もらなければならない。

 

タスクをこなすのに必要な時間を見積もる。

 

そうでなければ、時間枠を確保しても無意味になってしまう。

 

このアイデアはもともと、池本克之さんのタスク管理方法からお借りしたものだ。

時間の見積があると、ないとでは、スケジュールを組むときの難易度がまるで違う。

 

例えば、ぼくが良くする作業を例に取ると、

 

・マーケティングの週次データの抽出と分析:60分

・アメブロの更新:30分(最大)

・メルマガの配信:45分(ライティング、システムへの設定)

・メールの返信:15分(本数はまちまちだが、極力この時間の範囲で処理する)

・クライントとの週次mtg:60分

・広告クリエイティブの制作:120分

・月次で執筆しているライティングの仕事:12時間(状況や資料により増える)

 

というのを目安に時間を見積もって、スケジュールを落とし込んでいくわけだ。

 

 

バッファを用意する。

タスクの時間を見積もっても、正確にその時間で終わるとは限らない。

正直なところ、ライティングの仕事は体調とか、精神状態が大きく影響するので、普段15分で終えている作業が30分になったり、60分になったりすることが少なくない。

 

だから、スケジュールをキチキチに詰め込むのはよした方がいい。ずれ込むと、結構なストレスになる。

 

そこで、用意するのが「バッファ」の時間だ。

 

例えば、19時までに仕事を終わらせたいなら、17時に仕事が終わるようにスケジュールを設定するわけだ。2時間もいらない場合ももちろんある。しかし、例えば、誰かとやり取りしながらする仕事の場合は、相手のレスポンス次第で仕事の進捗が早くなったり遅くなったりするから、バッファをとっておいたほうが安全な場合が多い。

 

効率的な予定の組み方

「忙しそう」にみえるぼくだが、実感値としてはそうではない。決して暇ではないが、率直に言って、サラリーマン時代のほうがよっぽど「忙しい」と感じていた。もちろん、今の方がより多くのアウトプットを出しているし、クライアントから要求される仕事の水準も明らかに高いのだが、忙しくはない。

 

理由は3つある。1つは、デバイスの問題、2つ目は時間辺り生産性の問題、3つ目は能動的スケジュール管理だ。

 

デバイスの問題

簡単に言えば、ノートPCとWifi端末だ。これらのお陰で、移動時間に小さな単位のタスクは大半が処理できるようになった。メール、ブログ、メルマガ、ちょっとした編集作業、クライアントとのちょっとしたやり取りは大抵、移動中に解決できる。

 

PCが使えなくても、スマホで事足りる場合すらある。サラリーマン時代に忙しいと感じていたのは、会社に帰らない作業が多かったという側面がある。移動を移動だけに使えば、移動した分だけ仕事が送れることになる。

 

移動を勉強時間に当てることもできるし、実際、サラリーマン時代にはそうしていたわけだが、仕事そのものが片付くわけではないので忙しさそのものは解消しなかった。 時間管理 という観点からいえば、珍しくもなんともない話だが、デバイスを充実させるのは実に有意義だと思う。

 

時間辺り生産性の問題

これもかなり大きい。そもそも、ほとんどの人が1時間辺りでどれくらいのことができるか?を把握していないし、把握しようともしていない。そもそも、認識されていないのだから、改善されるはずもない。

 

時間辺り生産性を向上するためには、現在の生産性を把握しなければいけない。

 

さっき、タスクをこなすのにかかる時間を見積って、時間枠に紐付ける話をしたが、この作業だけでも時間辺り生産性を上げることにかなり貢献する。理由は単純で、時間の見積と枠が設定されることで計測可能になるからだ。

 

当然、スキルの向上ができれば、生産は益々高くなる。1時間あたりに生み出せるアウトプットの量が増えるのだから当然だ。ちなみにタスクと呼ぶからにはやり方が決まっている必要がある。やり方が決まってさえいれば、繰り返しタスクをこなすことでスピードは上がる。スピードが上がることはすなわち生産が向上することである。

 

さらに、経験から学習するだけでなく、時間辺り生産性を上げるためにオススメしたいことがある。

 

睡眠・運動・食事

これも時間辺り生産性には大きく影響する。

 

最近の研究によると、睡眠時間6時間以下で2日過ごすと、徹夜を明けと同程度の脳のパフォーマンスになるそうだ。徹夜明けであれば、当然、頭はまともに働いていない。まともに働いていない頭で仕事をすれば、1時間あたりの生産性が低くなるのは当然ではないか?そんなわけで、十分な睡眠時間は必ず確保する必要がある。

 

適切な睡眠時間を確保するのは私生活ではない。仕事だ。

 

ぼく自身の経験から言えば、サラリーマン時代に死ぬほど働いていた時期は1日の睡眠時間は1日2.5時間位だった。その当時と現在を比べれば、時間辺り生産性も、体調も、ストレス度合いも明らかに現在のほうが良い。明らかに集中力が続く時間が長くなったし、忍耐力や回復力、ストレス耐性も向上した。

 

 

次に、運動だが、別にハードワークをする必要はない。しかし、ある程度の持久力と体幹の筋力がないと仕事に差し支えること請け合いだ。実際、集中力がない。忍耐力がない。常にイライラしている。というタイプの人は大抵体力がない。ちなみに、ぼくはランニングを始めた2011年12月以前と以後では、パフォーマンスに明らかな差がある。

 

体力の余裕は精神の余裕に繋がると思う。例えば、駅のホームで並んでいて、平気で割り込んでくる年寄りが結構いるが、彼ら?彼女ら?はおそらくルールやマナーを守るだけの体力的余裕がないのだろうと思う。実際、同じような年代のお年寄りでも、明らかに姿勢がよく、体力がありそうで血色の良い人はキチンと列に並んでいたりする。

 

最後に食事だが、重視するべきは「眠くならない」ことだ。

当たり前だが、食べるたびに眠くなっているようでは時間あたりの生産性があがあるはずもない。当然、時間管理もできなくなる。

 

人によるし、諸説あるし、好みにもよるのだが、ぼくの場合は「炭水化物を控える」ことでこの問題に対処している。とくに、仕事が立て込んでいる時は、炭水化物を避ける。正確には糖質を避ける。どうやら、糖質をとることで膵臓から分泌されるインシュリンの乱高下が起きていることが眠気の原因らしい。

 

科学者ではないので、正確なところはわからないが、確かに実感としては炭水化物を食べない限り、食事で眠気に襲われることはほぼない。なので、食べるのは葉物野菜や肉、魚、乳製品などが主だ。考えてみれば、人類が穀類を食べ始めたのは、肉、魚よりかなり後のはずだ。だとすれば、肉や魚を食べるのが自然なのかもしれない。が、よくわからない。

 

いずれにしても、自分の身体と相談しながら「眠気に襲われない」食事をとることは時間辺り生産性に貢献する。

 

納期の管理

時間管理の大きな目的はこれかもしれない。つまり、納期の管理だ。

たくさんの雑務や打合せ、個人的な用事などなどをこなしながら、納期を守るにはどうしたら良いのか?これは多くの人にとって大きな課題だろう。

 

もっとも、ぼくにしたって全てを完璧にできているかどうかと言えば、かなり怪しい。いや、できていない。が、致命的な状況は避けることができている。実は肝心要なのは、この点ではないだろうか?

 

絶対に外してはいけない重要なものから片付ける。

納期管理はそもそも何のためにするのか?を考えてみれば、重要な仕事を予定通りに仕上げるためだと思う。だとすれば、納期そのものよりも「重要度」から考えていったほうが帰って効率的ではないだろうか?重要度がより高いものから、納期を設定して片付けていけば結果として、納期管理は完成する。

 

だから、納期管理は、 時間管理 の話というよりも優先順位付けの話だと思う。少なくともぼくは重要なものの納期は守っているがそうでないものは守れていない。それでも、大半のことはキチンとこなしているはずだが、中には先延ばしになったり、忘れ去ってしまったものもある(と思う)。

 

他人に管理させる

ビジネスパーソンには自己管理力が必要だと思っている。一方で、完璧に自己管理ができるような人は殆どいないと思う。この場合、あるタスクを期間内に決められた品質で完成させることが管理の目的なわけだ。

 

他人に時間を管理してもらうのも1つの手だ。

 

だとすれば、「自己」管理に拘る必要はない。「他者」に自分の管理をしてもらえばいい。あなたの仕事の納期を気にしてくれる人を確保しておくことは時間管理の方法としては実に有益だ。

 

ツールを使う

なんでも、他人に納期管理をするのは気が引ける。そもそもほとんど1人で仕事をしているので頼める人がいない。という場合はツールを使おう。オススメはwunderlistというアプリだ。設定した日時にPCやスマホでやるべきタスクを教えてくれる。

 

納期そのものではなく、タスクを実行するべき日時の設定をする必要はある。なぜなら、納期の時点でアラートをしてもらっても全然意味が無いから(笑)

 

例えば、あるタスクをスケジュールに織り込まなければいけない時期にアラートを設定しておくと便利だ。タスクと時間枠の一元管理をするための補助ツール的な役割をしてくれる。

 

能動的スケジュール管理

最後は、これ。

スケジュールは能動的に管理することだ。

 

自分で埋めてしまうのだ。例えば、仕事の依頼が入ってから埋めるという発想では時間管理はできない。当たり前だが、ただ漫然とPCの画面とにらめっこしていても仕事なんて来るはずがない。来てから慌てるのも馬鹿げている。

 

そうではなくて、先に予定を埋めてしまうのだ。例えば、アポイント1つとっても他人に指定されて調整するのと、自分が指定した選択肢の中で相手に調整してもらうのでは雲泥の差だ。自分で他の予定との兼ね合いを見て調整しよう。

 

この種の調整は、先にボールを投げたものがちだ。

 

先に、予定を投げかけた方の予定に基本的には投げかけられた側が合わせざるを得ない。だから、能動的にスケジュールをしたければ、先に自分の予定を元に相手に投げかける必要がある。愛想はあまりないかもしれないが、あなたはきっと「愛想」で請求書を切ってはいないだろう。だったら、愛想の良さはひとまず横においておこう。スケジュールを能動的に管理することにはそれだけの価値がある。

 

 

まとめ

そんなわけで、 時間管理 について話してきたわけだが、なんとも身も蓋もない、当たり前の話しかなくてなんだか申し訳ない気持ちになってきた(苦笑)。

 

ただし、特殊なことが何もないとするなら、それはあなたにとっては良いことだろう。なぜなら、「誰でも、すぐできる事」がほとんどだからだ。要するに、時間管理に魔法はないし、特殊な才能は必要ないということ。最初の方でもお話したが、肝はタスクと時間枠が紐付いていることだ。

 

少しでもあなたの予定や納期の管理が楽になれば、嬉しい^^

 

P.S.

この記事は約5,000文字で書いた。ぼくの経験則から導き出した、執筆の所要時間は90分だ。実際には、100分かかったが、この誤差10分はバッファで吸収できる範囲ということになる。

 

P.P.S.

ちなみに、ぼくの場合はA4×9枚に12ptのフォントでコピーをライティングするのにかかるのは、難易度にもよるが120~180分だ。しかし、リサーチにはその倍くらいの時間がかかり、更に編集の時間もかかる。コピーライティングだけに集中的に取り組める結果的に6~7営業日にまたがることになる。時間の見積ができているのでスケジュールを確認できれば、確実な納期がわかるわけだ。


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