言葉の力で「いい商品」を「売れる商品」に変える株式会社northstar

経営 資源というと、通常は「人」「モノ」「金」を想像する人が多いと思います。最近では、それらに加えて「情報」を付け加える向きもあります。確かに、 経営 をする上で「人」がいなければすべての 経営 計画は絵に描いた餅になりますし、ビジネスである以上、「モノ」＝商品は必要です。そして、それらはお金を使って確保する必要が出てきます。さらに、そのお金をどこに投入するのがもっとも有効なのか、どんな人を採用すべきで、その人はどこにいるのか？作るべき商品、サービスは何なのか？マーケットの状況はどうなのか？などの情報の重要性は言うまでもありません。

 

しかし、「人」「モノ」「金」「情報」のどれをとっても、この 経営 資源ほど貴重ではありません。その 経営 資源とは、、、、「時間」です。

 

時は金なり。という格言はあまりにも有名ですが、私は「時間はお金よりも重要」だと思います。なぜなら、お金は借りることも、稼ぐこともできますが、失った時間は取り戻すことができません。また、使える時間を未来から借り受けることもできません。時間は有限であり、もっとも貴重な資源です。今日は、時間をいかにして有効活用するかに？について、考えてみたいと思います。

 

会社の生産性を知らず知らずのうちに下げてしまう魔の時間

これは、 経営 者であっても、営業マンであっても、他の職種であっても共通して起こる減少なんですが、仕事をしているコアタイムの中でもっとも非生産的かつ、生産的な時間の効率をも下げてしまう魔の時間があります。

 

その「魔の時間」とは、「次に何をするべきか？」「何をしようか？」を考える時間です。実際に、クライアント先で営業チームの生産効率を高めるためのコンサルティングをした時に、こんな現象がおきました。

 

つまり、営業マンが使っている時間のかなり部分が「その他」という項目で埋まってしまったのです。「その他」の時間は、移動でも、商談でも、事務作業でも、打合せ（社内）でもないことに当てられている時間です。つまり「何をするべきか？」を考えている時間がそれに当たります。

 

これって、 経営 的には恐ろしい現象ですよね。なぜなら、その時間にも人件費は支払われているわけですから、背筋が凍る話です。さらに、この会社では、営業が使っている時間の内訳で「その他」よりも多かったのがなんと「移動」時間でした。次に多いのが、打合せ（社内）、事務作業、商談は全体の10％程度でした。

 

ところで、売上に直結する時間はどれでしょうか？「その他」「移動」「事務作業」「打合せ（社内）」「商談」の内、どれでしょうか？もちろん、「商談」ですよね？だとすれば、いかにして、商談時間を増やすか？を真剣に考えるべきです。実際、ある営業マンは商談時間を意識的に増やした結果、年間売上が前年対比1500％の1億2千万円になりました。新卒3年目の営業マンですから、なかなかの成長度だと思います。

 

「その他」＝リードタイムを減らす簡単な方法

経営 的には大問題な、時間の使い方ですが、もっとも無駄な「その他」の時間を減らすために効果実証済みの簡単な方法があります。それは、やるべきことを書き出すことです。紙でも、エクセルでも、何らかのアプリケーションでも構いません。とにかく、明日やることは今日のうちに書きだしてリストにしておくことです。

まず、「やることリスト」があるだけで生産性は大きく高まります。実際、「何をしようかな」などと考えている人はこのリストを持っていません。だから、何をやるべきか？をうだうだ考える時間があるのです。だから、まずは書き出すこと。

 

何をやるべきかを考えるのではなく、確認するだけで良ければ、それだけで生産性は大きく高まります。さらに、各作業に「どの程度の時間がかかるか？」を想定して、所要時間を付け加えておくと時間は相当読みやすくなります。筆者の場合は、各タクスに１５分区切りで、「１５」「３０」「４５」「６０」と所要時間を付け加えて運用しています。

 

「何をやるべきか」の次に考えるべきこと

経営 的に、丸損な「その他」の時間を短縮ために、「何をやるべきか」の次にやるべきことは「いつやるべきか」を決めることです。つまり「納期」を明確にすることです。仕事には全てに納期があるはずです。

というか、「納期」がないということは、そこに何の義務も責任も発生していないということですから、仕事とは言いがたいですよね。やらなくても、業績には関係ないということですから。もし、業績に関係ある仕事に「納期」が設定されていないとしたら、それはそれで非常にまずい状態です。なぜなら、 経営 は1年区切りでの数字を計測するゲームだからです。いつ仕上がるかも、どの程度の業績貢献をするかもわからない仕事に時間を使うのは、時間の無駄である場合がほとんどです（研究分野など一部のジャンルはその限りではありませんが）。

 

というわけで、すべてのタスクには「納期」を設定すること。加えて、私がおすすめするのは実施日も合わせて設定しておくことです。なぜなら、納期の日に手を動かしても間に合わないケースが多々あるからです。なので、バッファを含めて、作業を行う日を設定しておくことです。

 

この作業を部下や外注先についても、ある程度行っておくとプロジェクトを進行する上で、役に立つケースが多いです。というのも、仕事が前に進まない要因は自分の作業の遅れ以上に、外注先や部下の作業の遅れが影響する場合が多いので、納期と実施日を設定した上で、進捗を管理することを自分のタスクに入れておくほうが効果的なのです。

 

スケジュールにはめ込む

タスクが明確化し、所要時間、納期、実施日が明確化したら、最後にするべきことは、スケジュール帳にそれらの仕事を嵌めこむことですが、筆者の場合は基本的にアポイントの時間と６０分以上の所要時間がかかる仕事のみをスケジュールに書き込むようにしています。

理由は、アポイントの場合も、６０分以上の時間が必要なタスクの場合も、いずれの場合も極力「中断」を避けるためです。これらについては、電話や、メール、LINE、突然の訪問などによって中断すると、一気に作業効率が下がったり、成約率が下がったりするケースが多いです。ですので、これらの時間には、極力、携帯電話は電源OFF、LINEやメーラーは閉じる、訪問は追い返すという手段をとります。

 

スケジュールにはめ込むことのメリットは、リスト化することと同様、作業や時間が可視化されることです。時間が可視化されると、得体のしれない忙しさや焦燥感から開放されて、ストレスがかなり軽減されます。忙しさや焦燥感がゼロになるとは言いませんが、「得体のしれた」ものになることで対処の仕方が考えやすくなりますし、スキマ時間が見える化されることで、溜まっている１５分、３０分、４５分の作業を先回りして片付けることができるようになります。

 

この方法を実施するにあたっての注意点は、「なるべく、当日に受け身の日程変更をしないこと」です。アポイントを入れているわけでなくても、外部からの急な作業の依頼や、アポイントは極力断る必要があります。自分とのアポイントも「他人とのアポイント」と同じように尊重しましょう。経験上、急な要求の９割は「その日、その時間」でなくても対応可能な内容です。

 

まとめ

もっとも貴重な 経営 資源である時間。時間を有効活用する方法について、お話してきました。特に、「何をするべきか？」を考えるという生産性の低い時間をなくすことが重要です。例えば、「何をするか？」はタスクリストにする。各タスクには、所要時間と納期を書き込む。最後にスケジュールに落とし込んで、スケジュールの受け身の変更は極力しないということが大切です。

 

冒頭でも書きましたが、「人」「モノ」「金」「情報」はある意味取り返しがつきますが、過ぎ去った時間は戻ってきません。それに、「人」「モノ」「金」「情報」も時間がなければ利益を生み出しません。人を雇うのも、結局は時間を買っているのですし、商品やサービスをお客様があなたの会社から買うのは「自分で作ったり、したりするより時間とお金を節約する」するためです。結局、ビジネス自体は、時間の取引でもあるのです。

 

そんなわけで、もっとも貴重な 経営 資源である「時間」を有効に使いましょう。というお話でした。最後に、タスク管理とスケジュール管理に、筆者はWunderlistとサイボウズライブを使っています。どちらも、無料で使えるツールですので一度ためしてみることをおすすめします。

 

---

ブログでは書けないディープな情報や

アイデア満載のOffice North Star 今野富康プレゼンツ
「お金をかけずに売上アップ無料メール講座」
ご登録はこちらから。